Protection des données personnelles

Nous sommes attachés à la protection des données personnelles de nos clients, prospects et autres personnes avec qui nous sommes en relation.
Nous vous expliquons dans cette convention quelles données personnelles nous collectons, pour quelles raisons et ce que nous en faisons. Nous vous expliquons également quels sont vos droits concernant vos données personnelles et comment vous pouvez les exercer.

Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

Le groupe Lefeuvre Immobilier vous accompagne pour la gestion de biens immobiliers (copropriétés, logements, locaux professionnels), l’achat, la vente ou la location ou l’investissement immobilier.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société du groupe Lefeuvre Immobilier qui vous accompagne. Il est identifié dans ce document par « nous ».

Il s’agit dans la plupart des cas du Cabinet Jean-Michel Lefeuvre, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro 326 650 165, ayant son siège social au 2 rue Rieux à Nantes (44000).

Pour la gestion de logements en colocation, il s’agit de la société @Coloc, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro 808 587 851, ayant son siège social à la même adresse.

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Copropriétaires

Si vous êtes copropriétaire d’un bien immobilier dont nous sommes le syndic, nous traitons des données personnelles relatives à votre identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail…), à votre personne (date de naissance), à votre situation familiale (statut matrimonial), à votre situation professionnelle, à votre bien immobilier (adresse postale, numéro de lots…) ainsi que vos coordonnées bancaires et les données de connexion à notre extranet.

Nous obtenons ces données par un notaire pour les nouveaux immeubles ou par un syndic auquel nous succédons. Nous les recueillons également directement auprès de vous, via une fiche de renseignement ou votre compte dans notre extranet, et à l’occasion de l’exécution de notre mission de syndic.

Mandants

Si vous nous mandatez pour vous accompagner pour la gestion, l’achat, la vente ou la location de biens immobiliers, nous traitons des données personnelles relatives à votre identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail…), à votre personne (genre, date et lieu de naissance, nationalité), à votre situation familiale (statut matrimonial), à votre situation professionnelle, à votre situation financière et au bien immobilier concerné.

Nous recueillons ces données via une fiche de renseignement à l’occasion de la conclusion du contrat conclu avec vous et à l’occasion de son exécution.

Locataires et acquéreurs

Si vous êtes candidat à la location d’un bien immobilier que nous gérons, nous traitons les données personnelles sollicitées dans votre dossier de candidature, notamment des données relatives à votre identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail…), à votre personne (genre, date et lieu de naissance, nationalité), à votre situation familiale (statut matrimonial), à votre situation professionnelle (statut professionnel, profession, type de contrat…), à votre situation financière (revenus) ainsi que des données personnelles relatives à vos garants.

Si vous êtes locataire ou acquéreur d’un bien immobilier que nous gérons, nous traitons des données relatives à votre identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail…), à votre personne (genre, date et lieu de naissance, nationalité), à votre situation familiale (statut matrimonial), à votre situation professionnelle et financière si vous êtes acquéreur, ainsi que les caractéristiques du bien immobilier que vous louez ou achetez.

Nous obtenons ces informations via une fiche de renseignement à l’occasion de la conclusion du contrat de bail ou de la promesse de vente du bien immobilier que vous louez ou achetez.

Internautes

Lorsque vous visitez notre site et que vous nous contactez via notre formulaire de contact, nous traitons les données personnelles demandées dans celui-ci, à savoir des données relatives à votre identification (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail) et éventuellement votre société.

Lorsque nous recueillons vos données personnelles via un formulaire papier ou en ligne, celui-ci identifie les données dont nous avons impérativement besoin. A défaut de ces données, nous risquerions de ne pas pouvoir vous accompagner ou répondre à votre demande.

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles (finalités des traitements) ?

Si vous êtes copropriétaire d’une copropriété que nous gérons en tant que syndic, nous collectons vos données personnelles pour exécuter notre mission et respecter nos obligations légales à ce titre.

Si vous êtes mandant, locataire ou acquéreur, nous recueillons vos données personnelles pour conclure et, le cas échéant, exécuter et gérer le contrat conclu avec vous ainsi que pour observer nos obligations légales.

Si vous êtes candidat locataire, nous collectons vos données personnelles pour examiner votre candidature à la location.

Si vous nous contactez via notre formulaire de contact en ligne, nous sollicitons vos données personnelles pour répondre à votre demande.

Dans tous les cas, nous collectons vos données personnelles pour vous informer sur nos activités et celles des autres sociétés du groupe Lefeuvre Immobilier.

Qu’est-ce qui nous autorise à traiter vos données personnelles (bases légales des traitements) ?

Lorsque vous êtes copropriétaire, le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à exécuter la mission de syndic qui nous est confiée et sur le fait qu’il est nécessaire au respect de nos obligations légales, notamment la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, son décret d’application n° 67-223 du 17 mars 1967, les lois et décrets modificatifs postérieurs dont le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce et son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972.

Lorsque vous êtes mandant, candidat locataire, locataire ou acquéreur, le traitement de vos données personnelles est basé sur le fait qu’il est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec vous ou de la mesure précontractuelle que vous nous demandez ainsi qu’au respect de nos obligations légales ci-dessus et celles des articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier relatifs à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Lorsque vous êtes le représentant d’une personne morale, le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à conclure et exécuter le contrat conclu avec elle ou la mesure précontractuelle qu’elle nous demande ainsi qu’au respect de nos obligations légales ci-dessus.

Le traitement de vos données personnelles pour vous informer sur nos activités est basé sur notre intérêt légitime à vous communiquer ces informations, ou sur votre consentement lorsque cette communication est effectuée par voie électronique (notamment par courrier électronique, SMS ou télécopie) ou pour d’autres sociétés du groupe Lefeuvre Immobilier.

Vous disposez d’un droit de vous opposer à la réception de ces informations selon les modalités indiqués ci-dessous.

A qui sont destinées vos données personnelles ?

En interne, vos données personnelles sont destinées à nos salariés qui sont en charge de la mission ou du mandat qui nous est confié ou qui sont en charge de la réponse à votre demande de mesure précontractuelle ou à votre question, ainsi qu’à nos mandataires sociaux.

En externe, certaines de vos données personnelles peuvent ponctuellement être communiquées de façon limitée au strict nécessaire à nos services support rendus par une autre société du groupe Lefeuvre Immobilier, à des prestataires que nous sommes susceptibles de faire intervenir (entrepreneurs, notaires, avocats, huissiers, banques, assurances…) ou à d’autres personnes ou entités qui ont vocation à avoir connaissance de ces données (conseil syndical lorsque nous sommes syndic, votre acquéreur lorsque vous êtes vendeur et inversement, votre locataire lorsque vous êtes bailleur et inversement, Tracfin…).

Par ailleurs, vos données personnelles sont communiquées techniquement à certains de nos fournisseurs informatiques dont les solutions sont externalisées, notamment les fournisseurs de nos logiciels métier.

Combien de temps conservons nous vos données personnelles ?

Lorsque nous intervenons comme syndic, nous conservons vos données personnelles pour la durée du mandat qui nous a été donné et, pour certaines données, pour la durée prescrite par nos obligations légales.

Lorsque nous vous accompagnons en votre qualité de mandant, candidat locataire, locataire ou acquéreur, nous conservons vos données personnelles pour la durée de notre relation et trois ans après la fin de celle-ci ou du dernier contact à votre initiative. Certaines données sont conservées pour la durée prescrite par nos obligations légales. Lorsque vous êtes candidat locataire, nous conservons vos données pour la durée nécessaire à l’examen de votre candidature et ne les conservons pour la durée précitée que si vous devenez locataire.

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire en ligne, nous conservons vos données pendant trois ans à compter de votre demande ou du dernier contact à votre initiative.

Au-delà, nous conservons en archives intermédiaires les données personnelles qui sont nécessaires pour respecter nos obligations légales, pendant la durée prescrite par celles-ci, ou pour exercer et prouver nos droits, pendant la durée des délais de prescription applicables.

Où sont situées vos données personnelles et comment sont-elles protégées ?

Vos données personnelles sont stockées sur nos serveurs internes et sur ceux de certains de nos fournisseurs informatiques qui sont tous situés sur le territoire de l’Union européenne.

Nous mettons en œuvre et avons choisi des fournisseurs informatiques qui mettent en œuvre des mesures de sécurité de nature à éviter les risques d’atteintes à la disponibilité, à la confidentialité et à l’intégrité des données que nous traitons, notamment au travers de politiques de sauvegardes des données, d’habilitations et de contrôles d’accès.

Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Conformément à la législation applicable en France à la protection des données personnelles, à savoir la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par les lois subséquentes et le Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous pouvez :

demander la communication et, le cas échéant, la rectification, ou l’effacement de vos données personnelles, sauf lorsque leur traitement repose sur une obligation légale ;
demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
vous opposer au traitement de vos données personnelles, lorsque celui-ci est basé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement ou est effectué à des fins de prospection ;
retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, lorsque celui-ci est basé sur votre consentement ;
demander à obtenir une copie de vos données personnelles dans un format structuré et courant aux fins de transmission à un autre responsable, lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
nous faire part de vos directives particulières sur le sort de vos données personnelles en cas de décès ; à défaut, vos héritiers pourront faire valoir les droits qu’ils tiennent de la législation applicable.

Les droits ci-dessus ne sont pas applicables dans tous les cas. Nous vous invitons donc, avant toute demande, à consulter la législation applicable pour savoir dans quels cas vous pouvez exercer l’un ou l’autre de ces droits. Vous pouvez notamment consulter les informations disponibles sur le site web de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ou de toute autre autorité de contrôle compétente.

Vous pouvez exercer l’un ou l’autre de ces droits en contactant notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse ci-dessous.

Nous serons en droit de vous facturer les frais liés à la réalisation d’une extraction ou d’une copie de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits en cas de demande injustifiée ou excessive.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autre autorité de contrôle compétente en cas de litige concernant les traitements ci-dessus de vos données personnelles.

Quelles sont les coordonnées de notre Délégué à la protection des données ?

Vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données pour lui poser toute question au sujet de vos données personnelles ou exercer vos droits ci-dessus à : rgpd@cabinet-lefeuvre.com